Rathaus & Politik

Vergabeordnung der Stadt Ahlen vom 30. 10. 2001

1. Geltungsbereich

Die Vergabeordnung erstreckt sich auf alle Lieferungen, Leistungen und Bauleistungen; sie gilt für die gesamte Verwaltung. Sie gilt auch, wenn die Finanzierungsmittel von anderen Stellen zur Verfügung gestellt werden (z. B. Bundes-  und Landesmittel). Vergaberechtliche Auflagen dieser Stellen sind gegenüber den Bestimmungen dieser Vergabeordnung vorrangig.

2. Vergabevorschriften

2.1 Die Bestimmungen der Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) und der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) sind verbindlich.

2.2 Das Vergabehandbuch für die Durchführung von kommunalen Bauaufgaben in Nordrhein-Westfalen (K VHB NW) ist anzuwenden; die Richtlinien sind verbindlich. Die einheitlichen Verdingungsmuster (K-EVM) und die einheitlichen Formblätter (K-EFB) sind zu verwenden.

2.3 Alle Lieferungen, Leistungen und Bauleistungen sollen nach den Grundsätzen der Umweltverträglichkeit erfolgen. Umweltaspekte sind von vornherein bei Ausschreibungen bzw. bei der Einholung von Angeboten zu berücksichtigen.

3. Vergabeberechtigte Dienstkräfte

Aufträge dürfen nur durch Dienstkräfte erteilt werden, die hierzu kraft Gesetzes oder vom Bürgermeister ausdrücklich schriftlich ermächtigt sind.

4. Vergabearten

4.1 Öffentliche Ausschreibung
Aufträge über 25.000,00 € sind grundsätzlich öffentlich auszuschreiben.

4.2 Beschränkte Ausschreibung
Aufträge über 10.000,00 € bis 25.000,00 € können beschränkt ausgeschrieben werden, wenn eine öffentliche Ausschreibung nicht zweckmäßig erscheint. Es sind mindestens 5 Unternehmer zur Angebotsabgabe aufzufordern, gegebenenfalls nach öffentlicher Aufforderung Teilnahmeanträge zu stellen (öffentlicher Teilnahmewettbewerb); über die Auswahl der Unternehmer entscheidet der/die zuständige Abteilungsleiter/in.

4.3 Freihändige Vergabe
Aufträge bis 10.000,00 € können ohne förmliches Ausschreibungsverfahren vergeben werden, und zwar bis zu 5.000,00 € nach vorheriger Preisermittlung (z. B. telefonische Anfrage bei mehreren Firmen), über 5.000,00 € nach Einholung von schriftlichen Angeboten (ggf. mit Verdingungsunterlagen) bei mindestens 3 vergleichbaren Firmen. Bei telefonischer Angebotseinholung sind die Konditionen der einzelnen Bieter aktenkundig zu machen.

4.4 Abweichungen von den vorstehenden Regelbestimmungen können durch die Natur des Geschäftes, die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände gerechtfertigt sein. Hierfür ist vor der Wahl der Vergabeart die Zustimmung des zuständigen Dezernenten und eine schriftliche Begründung erforderlich; in Fällen äußerster Dringlichkeit ist die schriftliche Begründung nachzureichen. Vor der Entscheidung über die Vergabeart ist die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes einzuholen. Gründe für die Abweichung von der Regelvergabeart sind überzeugend und nachvollziehbar darzulegen.

4.5 Aufträge für Architekten und Ingenieurleistungen können grundsätzlich ohne Ausschreibung vergeben werden.
Die Fachabteilung und der Fachdezernent begründen die Auswahl der Architekten bzw. Ingenieure.
Sind mehrere Architekten/Ingenieure ausgewählt worden, kann eine Entwurfs-, Ideen- und Honoraranfrage durchgeführt werden.
Ist nur ein Architekt/Ingenieur ausgewählt worden, legt die Fachabteilung die (Teil-) Leistungen fest  und erarbeitet einen Honorarentwurf auf der Grundlage der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Das Honorar wird mit dem Architekten/Ingenieur vereinbart.
Die Architekten/Ingenieure sind dabei im Wechsel zu berücksichtigen.
In jedem Fall sind Architekten-/Ingenieurverträge abzuschließen.

4.6 Bei regelmäßig wiederkehrenden Leistungen, z. B. Zeitverträgen, ist für die Wahl der Vergabeart der Gesamtwert (z. B. Jahreswert) zugrunde zu legen.

4.7 Es ist unzulässig, Aufträge zu teilen (splitten), um festgesetzte Wertgrenzen zu umgehen.

5. Zuständigkeiten bei der Auftragsvergabe

Die Zuständigkeiten für die Vergabe von Aufträgen regelt die Zuständigkeitsordnung des Rates der Stadt Ahlen.

6. Vergabegrundsätze

6.1 Bei allen Lieferungen und Leistungen sind umweltfreundliche Produkte (z.B. Recyclingmaterialien) oder Ausführungsarten (Langlebigkeit, Reparaturfreundlichkeit, Verwertbarkeit) nachzufragen. Nebenangebote/Änderungsvorschläge, die dem Umweltschutz  dienen, sind ausdrücklich zuzulassen.

6.2 Der Zuschlag ist auf das Angebot zu erteilen, das unter Berücksichtigung aller technischen, wirtschaftlichen und Umweltgesichtspunkte, ggf. auch gestalterischer und funktionsbedingter Gesichtspunkte, als das annehmbarste erscheint. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend.

6.3 Auswärtige Firmen sind grundsätzlich bei Ausschreibungen zu beteiligen; sie sind im Auswahlverfahren den ortsansässigen Bietern gleichgestellt.

7. Auftragserteilung

Aufträge sind schriftlich zu erteilen. Ist im Ausnahmefall eine mündliche oder fernmündliche Auftragserteilung nicht zu vermeiden, muss die schriftliche Bestätigung umgehend nachgeholt werden.

8. Nichtbeachtung der Vergabevorschriften

Für die aus der Nichtbeachtung von Vergabevorschriften entstehenden Schäden werden die betreffenden Dienstkräfte nach den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen haftbar gemacht.

9. Marktbeobachtung

Die Verwaltung hat den Markt zu beobachten. Zur Erzielung günstiger Ergebnisse ist der Zeitpunkt der Ausschreibung nach Möglichkeit der Marktlage anzupassen.

10. Vergabeverfahren

10.1 Die Vergabeverordnung wird durch verwaltungsinterne Dienstanweisungen ergänzt, die sich an diese Ordnung anschließen und den Verfahrensablauf regeln.

10.2 Die Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes am Vergabeverfahren ergibt sich aus § 103 Abs. 1 Nr. 6 GO.

11. Inkrafttreten

Die Vergabeordnung tritt am 01.01.2002 in Kraft. Mit dem gleichen Tage tritt die Vergabeordnung vom 18.12.1997 außer Kraft.