Die Kommunen stehen vor großen finanziellen Herausforderungen. Ursächlich hierfür sind wachsende Transfer- und Sozialausgaben, stagnierende oder gar rückläufige Einnahmen und die Belastungen durch die aktuellen Vielfachkrisen. Auch die Haushaltsituation der Stadt Ahlen hat sich in den letzten Jahren deutlich verschlechtert. Bis 2021 waren die Jahresergebnisse noch positiv. Seitdem sind die Ergebnisse negativ. Die Eigenkapitalquote lag 2024 auf einem vergleichsweise niedrigen Wert und ist weiterhin rückläufig.
„Die Situation ist angespannt und auch für den mittleren Prognosezeitraum bis 2029 werden Haushaltsdefizite erwartet. Für die Stadt Ahlen besteht demnach ein hoher Konsolidierungsbedarf“, so Michael Esken. Die Haushaltssteuerung gewinnt unter diesen Aspekten an Bedeutung. „Wir empfehlen, Mindeststandards und Wertgrenzen für die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen im Vorfeld einer Investition schriftlich zu regeln“, regt Prüferin Martina Schneider an. Desgleichen schlägt die gpaNRW für Verfahren und Zuständigkeiten im Kredit- und Anlagemanagement vor. Das Berichtswesen sollte hier ausgebaut und standardisiert werden.
Die Aufwendungen für die Zahlungsabwicklung sind in Ahlen durchschnittlich und damit unauffällig. Beim Lastschriftenanteil und bei der Mahnquote bestehen indes Optimierungspotenziale. Auch das Angebot an E-Payment ist noch ausbaufähig. Um nachfolgenden Aufwand zu vermeiden, sollten in den Fachämtern die Forderungen zudem unmittelbar durch Buchung zum Soll gestellt werden. Weitere Empfehlung der gpaNRW: Strategische Vorgaben beim E-Payment zu verschriftlichen.
Bei der Vollstreckung sind die Aufwendungen je abgewickelter Vollstreckungsforderung im interkommunalen Vergleich signifikant hoch. Aus Sicht der gpaNRW besteht hier Handlungsbedarf, gegenzusteuern. Im Bereich der Gremienarbeit ist auffällig, dass es in Ahlen über den gesamten Prüfungszeitraum mehr Sitzungstermine gibt als im Großteil der Vergleichskommunen. Auch die Anzahl der Ausschüsse ist höher als in anderen Kommunen. „Wir empfehlen, hier mittelfristig die Zusammenlegung von Ausschüssen zu prüfen“, so Projektleiter Thomas Knuth.
Die Digitalisierung der Gremienarbeit ist weit vorangeschritten. Die gpaNRW empfiehlt, mindestens einmal pro Wahlperiode eine Bedarfsermittlung für Fraktionszuwendungen durchzuführen. Zudem sollten Voraussetzungen für digitale und hybride Gremiensitzungen geschaffen werden, um die Handlungsfähigkeit auch bei Krisenfällen zu erhöhen.
In den Bereichen Personal, Organisation und Informationstechnik ist die Stadt Ahlen insgesamt gut aufgestellt. „Beim Personalmanagement erreicht sie sehr gute Werte, die weit überdurchschnittlich sind“, lobt Prüfer Andreas Meyer. Demografie gemäß wird die altersbedingte Fluktuation auch in Ahlen in den nächsten zehn Jahren steigen. Die gpaNRW empfiehlt so, den guten Personalservice beizubehalten und ggf. interkommunale Kooperationen zu erschließen. Um einem Verlust von Erfahrungswissen und Fachkompetenz entgegenzuwirken, sind zudem klare, einfache Prozesse und ein Ausbau des Wissensmanagements erforderlich. Bei der Organisation sollten alle Dienstleistungen der Stadtverwaltung Ahlen aufgabenkritisch erfasst und priorisiert werden.
In der Informationstechnik sollte das Projekt- und Anforderungsmanagement weiter ausgebaut werden. Das Digitalisierungsniveau ist in Ahlen höher als in vielen anderen Kommunen. Andreas Meyer: „Sofern hierfür weitere Ressourcen erforderlich sind, sollten diese zielgerichtet bereitgestellt werden.“ Im Bereich des kommunalen Krisenmanagements ist die Stadt Ahlen im interkommunalen Vergleich sehr gut aufgestellt. Ein Stab für außergewöhnliche Ereignisse mit Mehrschichtfähigkeit ist eingerichtet. Die Risiken für das Stadtgebiet sind identifiziert und Maßnahmen vorgeplant. Verbindliche Kommunikationsregeln mit Checklisten und Textbausteinen sind vorbereitet. Die gpaNRW empfiehlt, Regelungen zur Einbindung von Spontanhelfenden zu schaffen und verbindliche Kontrollen mit Dokumentation des SAE-Raumes durchzuführen. Thomas Knuth nennt als weiteres Optimierungspotenzial, „ein Schulungskonzept für SAE-Mitglieder zu entwickeln und regelmäßige Übungen mit allen Mitgliedern des SAE durchzuführen“.
Bei den Hilfen zur Erziehung (HzE) sind die Aufwendungen in Ahlen im interkommunalen Vergleich relativ hoch. Neben vielen ambulanten Hilfen gibt es aufgrund der hohen Falldichte auch vergleichsweise viele kostenintensivere stationäre Fälle. Die gpaNRW begrüßt so, dass mithilfe einer externen Organisationsuntersuchung bereits Gegensteuerungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt wurden. Bei der wirtschaftlichen Jugendhilfe steht die Heranziehung der Kostenerstattung im Fokus. Die wirtschaftliche Jugendhilfe wurde im Jahr 2025 umstrukturiert. Die Fallbearbeitung erfolgt heute digital. „Die Stadt Ahlen ist auch hier auf einem guten Weg. Wir empfehlen, detaillierte Kennzahlen für die wirtschaftliche Jugendhilfe im Controlling zu integrieren“, so Projektleiter Thomas Knuth.
Das Fachcontrolling HzE befindet sich im Aufbau. Die gpaNRW schlägt vor, standardisierte prozessunabhängige Kontrollen zu installieren. „Wir haben bei der überörtlichen Prüfung festgestellt, dass an vielen Stellen in der Verwaltung hart und mit einigen Erfolgen gearbeitet wird. Weiteres Optimierungspotenzial zeigt unser Bericht auf. Darüber hinaus stehen wir Ihnen mit unserer Expertise bei Bedarf gerne weiter zur Seite“, unterstreicht gpa-Präsident Michael Esken.
Bürgermeister Matthias Harman erklärt abschließend zu den Ergebnissen: „Ich danke der Gemeindeprüfungsanstalt NRW für die sorgfältige und konstruktive Prüfung. Der Bericht zeigt, dass die Stadt Ahlen wie fast alle Kommunen vor großen finanziellen Herausforderungen steht. Gleichzeitig bestätigt er, dass unsere Verwaltung in wichtigen Bereichen wie Personal, Digitalisierung und Krisenmanagement sehr gut aufgestellt ist. Die Empfehlungen der gpaNRW verstehen wir als wertvolle Unterstützung. Viele Maßnahmen haben wir bereits angestoßen, weitere werden wir sorgfältig prüfen und dort umsetzen, wo sie unsere Arbeit und die finanzielle Handlungsfähigkeit der Stadt nachhaltig stärken.“
Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung Die gpaNRW hat die Stadt Ahlen im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfgebieten untersucht:
• Finanzen • Zahlungsabwicklung und Vollstreckung • Gremienarbeit • Personal, Organisation und IT • Gebäudewirtschaft – Klimaschutz • Kommunales Krisenmanagement.
Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Stadt Ahlen zusammengefasst. Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsident der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken. Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.
